2020.05.22

販売職から事務職に転職する際、必要なスキルは?

事務職とは、書類の作成や処理、ファイリングや整理、データ入力や分析、電話応対、来客応対、郵便物や備品の管理などの業務全般で、他の社員がスムーズに仕事が行えるように 『サポートする仕事』 です。
相手をお客様に置き換えると、販売職の人は少し馴染みが出てきませんか?
定時に退社できることも多くプライベートを充実させられるなどの理由から女性に人気のある職種です。人気職種なので 経験者採用の傾向が強い とも言えます。
また、IT化などの影響で今はあるものの将来的に求人数が大幅に減る仕事と予想されています。

オフィスワーク未経験の人が事務職に転職しようとする際どんなスキルが必要でしょうか?

コミュニケーションスキル

社内の人からの書類作成や発送・伝票処理の 依頼指示正確に理解して遂行 し信頼関係を築いていきます。来客応対電話・メール応対など、外部とのやり取りも含め最低限のビジネスマナーやコミュニケーションスキルが必要とされます。
依頼や指示、説明を受けてもわからないことは、その都質問して解決する。曖昧な理解で作業を進めるとやり直しになってしまい、かえって作業量が増えます。わからないことを質問できるように心がけ、依頼された仕事に対して嫌な顔をしないという姿勢も大切です。笑顔で人に接すること、相手の気持ちを先読みして行動すること、今までの販売職の経験で十分活躍できますね。

書類の作成・処理、整理

見積書請求書納品書など営業に関する書類、経理や法務、総務など会社で使用する書類、
会議の議事録、イベントの案内など会社で使用されるあらゆる書類を作成データを保存したり書類を、種類別・日別などに分類してファイルに収める作業があります。決して目立つものではありませんが重要な業務です。
デスクに向かう PC操作での作業は必須 です。今までの店頭でのレジ操作、端末入力、報告書作成などのPCスキルだと少々心細いかもしれません。
ですが、 ここを強化する事を目標にする と販売職からの転職がスムーズになると思います。

PCスキル

求人情報でよく見かける「 基本的なパソコンの操作ができる 」、「 PC初級程度のスキル 」とは、メールの送受信ができることやビジネスメールの書き方、添付ファイルや圧縮ファイルの扱い方も知っている。
 Word、Excelの基本操作がデキる人 」といった条件があったら、

  • Word…紙ベースの文章を入力し、デジタルな文書に作成し直す作業。図やイラストを混じえて作成がポイント。簡単なチラシはWordで作ります。
  • Excel…データの入力、編集する作業。SUM(足し算)・AVARAGE(平均)など簡単な数式や、IF(条件分岐)といった関数を使った操作も場合によって必要です。
    営業事務の在庫や顧客管理、経理の出納業務などでも使用するVLOOKUP関数も使えると更に良いと思います。
  • PowerPoint…図やイラスト、写真などを多く使って企画書やプレゼン資料、チラシを作る作業。WordやExcelで作ったデータを組み合わせて資料を作る場合も。


働く会社の規模や体制、業種、配属される部署によっても内容は変わります。
会社によっては、総務や経理で使用されている 会計ソフト  専用の販売システム などを使用している場合もあります。マニュアルを参考にしながら使いこなすことも必要になってきます。
最初はフォーマットにデータを入力していくだけの作業も多く、慣れてきたら関数を使った書類を作成できるようなるように、徐々にスキルアップ出来ます。
スクールに通う道もありますが、入門書やオンラインの講座など独学でも習得できますし、働いていく中で充分身につけていけると思います。

作業の正確性・スピード

事務職では 作業の正確性は重要 です。他の職種に比べて求められるレベルが高いというわけではありません。入力ミス、計算ミスがないかをその都度確認し、締切りまでにミスのない書類を作成したり伝票の処理などをします。
そのためにはコミュニケーションスキルの部分で触れましたが、分からないことを放置しないという姿勢が大切です。依頼されたこと正確に処理することは、他の社員をサポートする仕事でとても大切なことだと思います。

    事務職に転職する際にあると良いスキルのお話をしました。今までの経験も生かしつつ、新しいスキルを基礎から学べ、仕事への向き合い方次第でキャリアアップできる仕事だと思います。
    もしかすると、自分には経験やスキルが足りないかもと不安になった人がいるかもしれません。
    でも、むやみに不安になる必要はありません。わからないことや悩むことがあれば、一緒に考えていきましょう。
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